会议会展活动运营管理之会展活动成功的重要因素研究分析

在会展业日新月异的今天，面对激烈的市场竞争，和专业展会的提升与发展，作为展览会的组织者，能否做好参展商的服务工作，维系好与参展商的客户关系，是展会提升、发展的重要因素。

那参展商与展会之间的关系是怎样的?如何加强两者间的交流和沟通，达到更加的状态呢？

展会千里之行始于展商

赢得参展商的参与是展会成功的开始

展览会的组织者要赢得参展商，首先要使参展商了解展会的概念及目的。这就意味着展览会要通过宣传、广告及销售渠道，将展会的信息传递给企业，以推广自己的展会。

组织专业展会的目的是为了满足参展企业的贸易需求。企业决定参展，是认为参加展会能为企业带来价值，能满足他们宣传企业产品，树立企业形象、促进贸易等需求。参展商的参展是展览会取得成功的关键，有了参展企业的参展，主办单位的价值才得以体现。主办单位举办展览会的主要收益来自于参展企业的展位费。因此.主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的。如何来保证这一“传递”，就要依赖于展会是否遵循着一个出色的、可行的价值交付系统——这个系统就是，展会应不仅能够向参展商提供一种他们认为能带来价值的产品及服务，而且能够降低参展商的贸易成本。具体表现为：参展商能在展览会上结识新客户，扩大贸易合作关系，增加贸易量；或者通过参展树立了企业形象，宣传了企业产品，扩大了品牌知名度等。当企业认为参加展览会，可以实现以上价值时，他们就会报名参展，成为参展商。

服务惟展商是瞻

做好参展商的组织、服务工作是展会成功的关键

参展商报名参展，主办单位与参展商的合作就开始了。作为主办单位，应向参展商提供一系列专业、周到的服务。

首先，应了解参展商的参展需求、企业产品的定位、寻求合作的贸易方式、寻求贸易对象的类别等。只有全面的了解了参展商的需求，才能对他们做好有目标的服务。广大参展商寻求的目标客户对象的集合，形成了大会专业观众组成的基础。将参展商与专业观众有针对性的结合在一起，使他们在展会这个平台上达成贸易交流、合作协议、以及后续长期的合作，就达到了展会的真正目的。

在展商报名的同时，用填写表格的形式，了解他们的参展需求及其相关信息，是我们做好展会筹备期相关工作的依据；了解参展企业的产品定位及结构，将他们安排在不同的展区，可体现展会的专业性，同时还可以方便专业观众查找；了解参展企业的品牌实力、合作需求，可以有目标的为他们寻求目标对象。同时，参展商的这些信息也可以作为展会招商的依据。

根据展会的定位、参展商的分类情况有针对性的组织专业观众。展会有了参展商，根据他们的需求组织观众，这是一个专业展会成功举办的重要工作。可以通过多种方式做好专业观众的组织工作，如：通过各类展会的宣传、广告、网站等。我们用邀请函邀请，通过商业机构有组织的邀请，通过参展商邀请他们的客户等方式。

对于展会，参展商和观众是同时存在，互相依托的。展会有了具有实力的参展商，能带来有价值、有创新概念的新产品，就能吸引有价值的观众。参展商和观众的同时到来，就是专业展会成功的基础。一个展会，参展商与专业观众的数量及质量是体现其展会品牌实力的重要依据。

参展商面对参展会遇到许多实际问题，如：了解场馆环境、层位尺寸及结构、展位设计、展品运输、现场搭建；形象宣传、现场广告、展期活动安排、工作人员吃、住、行等具体问题。作为主办单位应向参展商提供尽量细致、周到的服务。对于每一个细小的参展环节，应先做出工作方案，并及时提供给参展商，使他们得到大会直接的专业服务。

除了建立客户联系，推广企业产品，了解行业的流行趋势，得到相关的信息咨询，通常也是参展商的参展目的。所以，从专业或行业的角度，邀请国内外同行专家，进行讲座，咨询服务，也是做好展会综合服务的一部分。

大会现场高效、系列的服务，是展会组织工作中的重要环节。在展期短短的几天里，各类相关人士的集合、各类活动的集合、时间的限定等使各项组织工作的效率显得至关重要。现场的服务工作直接、具体、综合。面对如此复杂的服务工作首先应做好情况的分析，做出解决的工作方案。对工作人员做好培训，使其能提供优质、快捷的服务。应要求工作人员每天对参展商进行巡查，在了解贸易成交情况的同时，为他们解决一些细小的问题。

总之，对参展商的服务千头万绪，做出总体的工作方案是万事之本。提高工作人员的综合素质，是做好服务工作的保证。

发展携手才能共进

与参展商建立长期的合作关系是展会发展的根本

参展商希望通过展会得到更多的服务，带来更多的价值，以满足他们的需求。这也督促主办单位不断进取，不断改进工作。随着展会水平的提升，参展商越来越不能接受用展位费来换取短期的经济利益，他们希望能得到长期的服务，长期的综合利益。因此，主办单位与参展商之间建立长期的合作关系是趋势所在，是满足双方利益的需要。

保证长期的合作关系，有利于主办单位与参展商的共赢。参展商的目的通过展会来实现，展会及时了解参展商的需求变化，来调整大会的定位，这就形成了合作的良性循环。专业的展会应与参展商保持一种三至五年或更长的合作关系。应随时保持与参展商沟通，了解他们参展的需求变化，了解他们的产品结构变化，以及企业人士、构架等变化，取得他们的长期信任。总之，通过多种方式的沟通，不断寻求增进相互关系的办法。

要成功建立长期的合作伙伴关系并不像展会初期销售展位那么简单，要在更多方面满足参展商的各种需求，帮助他们去解决各种问题。作为主办单位还能为参展商做些什么呢?我认为，首先可以多方面的了解参展商的参展想法，向他们提出更多的参展建议，尊重他们的各种意见、建议。可以成立参展商的联合会，为了大会的共同发展与主办单位共同决定展会发展中的重大问题；集思广益的探讨成功办展的新举措；从参展商的利益出发，除了帮助他们增加经济利润，还应帮助他们节省参展开支。因此，主办单位理解、满足参展商的各种参展期望，是维系参展商长期合作关系的根本。

总之，专业展会的成功，离不开参展商、专业观众的参与；品牌展会的提升、发展，更离不开参展商、专业观众的长期支持。（以上内容来自：中国会展经济研究会）

微会动平台活动场景数字信息化服务全景图

袁帅，会展业信息化、数字化领域专家，PMP项目管理师，网络营销，搜索引擎营销运营出身，数据分析师，中国电子商务职业经理人，CEAC国家信息化计算机教育认证：网络营销师，SEM搜索引擎营销师，SEO工程师 。现任北京新荟友科技有限公司联合创始人、执行董事，新社汇平台联合创始人、微会动平台创始人兼首席营销顾问，静花缘精品系列民宿互联网线上运营，北京宏宇互动科技有限公司事业合伙人，TAS区块链溯源项目营销合伙人。O2O2O活动场景双线闭环数字化运营综合服务解决方案与活动场景数字信息化运营综合解决执行方案提出者，微会动服务共同体发起人。